Cum se schimba sistemul de certificare a managementului in 2015

Elementul esential care a influentat semnificativ schimbarile in editiile din 2015 ale standardelor ISO 9001 si ISO 14001 este documentul publicat in 2012 "ISO/IEC Directives, Part Consolidated ISO Supplement - Procedures specific to ISO (2012) " si in special Anexa SL, care a devenit cunoscuta si sub denumirea "High-level structure".

Acesta presupune o structura identica, un text de baza identic, precum si un set de 21 de termeni si definitii de baza comune pentru toate standardele pentru sistemele de management.

Aceasta abordare comuna la noile standarde pentru sistemul de management si revizuirile ulterioare ale standardelor existente va creste valoarea acestor standarde pentru utilizatori (organizatii dar si auditori).

Va fi deosebit de util pentru acele organizatii care aleg sa opereze un singur (uneori numit "integrat") sistem de management, care poate indeplini cerintele a doua sau mai multe standarde de sistem de management simultan.

Noile clauze intentioneaza sa se intrepatrunda cu cerintele afacerii si sa opreasca devalorizarea standardelor sistemelor de management prin cresterea valorii adaugate atat de implementarea lor cat si audit si certificare.

Principalele modificari in ISO 9001:2015 si ISO 14001:2015

Modificarile incluse in ISO 9001:2015 si ISO 14001:2015 pot fi in esenta: cele care au aparut ca urmare a adoptarii anexei SL si cele care au aparut ca rezultat al dorintei de a modifica cerintele specifice ale standardelor pentru sistemele de management curente.

Pentru auditorii sistemelor de management, adoptarea anexei SL inseamna ca va exista un set generic de cerinte care trebuie sa fie evaluate in cadrul auditurilor sistemelor de management indiferent de disciplina care este auditata.

Impactul este probabil sa fie mai mare pentru auditorii sistemelor de management mai degraba decat pentru organizatii.

Diferenta va fi ca unele activitati, pe care oricum organizatiile le desfasurau, vor trebui sa fie transparente si demonstrabile.

Pentru organizatiile care lucreaza deja in spiritul ISO 9001: 2008 si ISO 14001:2004 trecerea la noile editii ar trebui sa se dovedeasca relativ simpla.

Pentru acele organizatii ale caror activitati sunt doar conforme cu cerintele ISO 9001:2008 si ISO 14001:2004 la nivelul de baza, va fi necesar sa se abordeze problema culturii actuale a organizatiei.

Chiar daca cultura organizatiei poate fi descrisa ca "modul in care lucrurile sunt facute aici" aceasta cultura va trebui sa se schimbe ca urmare a adoptarii anexei SL. Aceasta include comportamentul intregului personal in legatura cu sistemele de management si, in special, al celor care formeaza managementul de varf. Schimbarea culturii poate fi foarte dificila si, in special din acest motiv, se considera ca noile editii ale standardelor reprezinta o revizuire semnificativa.

Editiile din 2015 ale celor doua standarde ne vor ajuta acum sa desfasuram activitatile in modul in care editiile precedente l-au sugerat intotdeauna, dar nu l-am facut in special din cauza rezistentei manifestate de unele parti interesate.

Noile standarde adopta "high-level structure" si terminologia din anexa SL. Anexa SL a fost dezvoltata pentru a se asigura ca toate viitoarele standarde ISO pentru sistemele de management vor avea un format comun indiferent de disciplina specifica la care se refera, o structura si un text de baza identice, cat si termeni si definitii comune.

Acest lucru inseamna ca si in situatiile in care cerintele sunt, in esenta, neschimbate intre editiile anterioare si editiile din 2015, acestea sunt adesea regasite sub un nou titlu al clauzei / sub-clauzei.

Au fost introduse doua clauze noi (4.1 si 4.2) referitoare la contextul organizatiei.

Organizatiile vor trebui sa identifice in mod explicit orice probleme interne si externe care pot avea impact asupra abilitatii sistemului de management al calitatii de a livra rezultatele scontate.

De asemenea, trebuie sa se inteleaga nevoile si asteptarile relevante ale "partilor interesate relevante" - acele persoane fizice si organizatii care fie pot afecta, fie sa fie afectate, sau au perceptia ca sunt afectate de deciziile sau activitatile organizatiei.

ISO 9001: 2015 si ISO 14001:2015 pun un accent mai mare pe definirea domeniului de aplicare al sistemului de management decat o faceau editiile anterioare. Domeniul de aplicare stabileste limitele si identifica aplicabilitatea sistemului de management.

Clauza 4.3 cere ca domeniul de aplicare fie stabilit luand in considerare contextului organizatiei.

In timp ce ISO 9001: 2008 a promovat adoptarea unei abordari procesuale la dezvoltarea, implementarea si imbunatatirea eficacitatii sistemului de management al calitatii, clauza 4.4 din ISO 9001: 2015 cat si din ISO 14001:2015 stabileste cerintele specifice, menite sa puna in aplicare aceasta abordare.

Trimiterile la actiuni preventive au disparut.

Cu toate acestea, conceptul de baza de identificare si abordare a potentialelor greseli inainte ca acestea sa se intample ramane prezent. Cele doua standarde vorbesc acum in termeni de risc si oportunitati.

Organizatiile trebuie sa dovedeasca ca au determinat, luat in considerare si, acolo unde este necesar, au intreprins masurile necesare pentru a aborda orice riscuri sau oportunitati care pot avea un impact (pozitiv sau negativ) asupra capacitatii sistemului de management de a realiza rezultate dorite sau care ar putea avea un impact asupra satisfactiei clientilor organizatiei sau asupra mediului.

Clauza aferenta, "Responsabilitatea conducerii", devine acum "Leadership". Managementul de varf trebuie sa isi asume raspunderea si sa demonstreze ca se angajeaza in activitati cheie ale sistemului de management al calitatii spre deosebire de a se asigura ca pur si simplu aceste activitati au loc. Aceasta inseamna ca este nevoie ca top managementul sa se implice in mod activ in functionarea sistemului de management.

Renuntarea la toate trimiterile la rolul de "reprezentant al managementului", intareste dorinta de a vedea sisteme de management integrate in operatiunile de afaceri de rutina, mai degraba, decat de operare ca un sistem independent de sine statator, cu propria structura de management dedicata.

Termenii de "procedura documentata" si "inregistrare" au fost inlocuiti cu termenul "informatii documentate".

Termenul "produs" a fost inlocuit cu "produse si servicii". Anterior, includerea serviciilor in termenul generic produse a fost implicita. Prin referirea explicita la servicii, se reconfirma faptul ca standardele sunt aplicabile tuturor organizatiilor, nu doar celor care ofera produse fizice.

Expresia "produse si servicii furnizate din exterior" inlocuieste "Aprovizionarea". Noua clauza se adreseaza tuturor formelor de furnizare externa, fie ca este vorba de cumparare de la un furnizor, printr-un aranjament cu o companie asociata, prin externalizarea proceselor si functiilor organizatiei, sau prin orice alte mijloace.

Clauza 10 recunoaste ca imbunatatirea pas cu pas (continua) nu este singura posibilitate de imbunatatire. Imbunatatirea poate aparea, de asemenea, ca rezultat al descoperirilor / inovatiilor, schimbarilor sau reorganizarii. Astfel, titlul acestei clauze este acum "Imbunatatire".

S-a urmarit in timpul reviziei ca cerintele sa fie mai usor de inteles inclusiv pentru a ajuta la traducerea lui. In cazul cerintelor vechi pastrate, modul de redactare a standardului a fost modificat pentru a le face mai explicite.

Ambele standarde solicita organizatiilor sa determine competenta necesara pentru personalul care lucreaza sub controlul lor si care afecteaza performanta sistemului de management dar si sa constientizeze acest personal de contributia lor la eficacitatea sistemului de management, inclusiv beneficiile pentru imbunatatirea performantei precum si de implicatiile neconformitatilor asupra satisfacerii cerintelor sistemului de management.

In ISO 14001:2015 se adauga conceptul de "perspectiva a ciclului de viata", care impune organizatiei sa stabileasca controale care sa asigure ca cerintele de mediu sunt luate in considerare in cadrul procesului de proiectare pentru: dezvoltarea, livrarea, utilizarea si tratarea produselor si serviciilor sale la sfarsitul duratei de viata, dar si sa comunice cerintele de mediu relevante care se refera la furnizori si contractori, precum si sa furnizeze informatii despre impactul potential asupra mediului in timpul livrarii produselor sau serviciilor in timpul utilizarii si tratarii produsului la sfarsitul duratei de viata a acestuia.

Ce nu se cere conform editiilor din 2015 ale standardelor ISO 9001 si ISO 14001

Renuntarea la reprezentantul managementului. Desi nu exista nicio cerinta de a numi un reprezentant al managementului, acest lucru nu impiedica organizatiile de a alege sa pastreze acest rol.

Trebuie sa fim constienti, insa, ca unele dintre sarcinile atribuite in mod traditional reprezentantului managementului vor trebui asumate in viitor, direct de catre top management.

Renuntarea la Manual si la procedurile documentate. In timp ce standardele noi nu stabilesc nici o cerinta pentru organizatii sa detina un manual sau proceduri documentate, in cazul in care aceasta documentatie exista, este necesara si functioneaza, nu este nevoie ca aceasta sa fie retrasa

Recodificarea documentatiei existente pentru a corespunde noilor clauze ale standardelor.

Organizatiile pot alege sa efectueze o recodificare. Aceasta ar fi utila doar in situatia in care beneficiile obtinute in urma renumerotarii ar depasi efortul necesar pentru aceasta schimbare. Cu toate acestea, trimiterile trebuie sa se faca in conformitate cu noile editii ale standardelor, in cazul in care organizatia doreste sa demonstreze conformitatea cu aceste standarde.

Structura clauzelor din cele doua standarde este menita sa ofere o prezentare coerenta a cerintelor, mai degraba decat un model pentru documentarea politicii, obiectivelor si proceselor unei organizatii. Acest lucru este valabil si pentru modul de a efectua auditul fata de aceste noi standarde. Nu se va mai audita clauza cu clauza ci intregul sistem fata de ansamblul clauzelor.

Restructurarea sistemului de management pentru a respecta ordinea cerintelor din editiile noi ale standardelor. Daca toate cerintele cuprinse in cele doua standarde sunt indeplinite, sistemul de management este conform cu acestea.

Refacerea documentatiei sistemului de management existenta pentru a utiliza noii termenii si definitii. Nu exista nici o cerinta pentru ca structura documentatiei sistemului de management al unei organizatii sa reflecte structura standardelor.

Nu exista nici o cerinta ca termenii utilizati de catre o organizatie sa fie inlocuiti cu termenii utilizati in cele doua standarde pentru a specifica / preciza cerintele sistemului de management. Organizatiile vor aprecia daca acest efort ar fi util.

Stadiul actual al tranzitiei celor mai populare standarde de management ISO 9001:2015 si ISO 14001:2015 se afla in prezent in stadiul de FDIS (votul se va finaliza in septembrie) si se estimeaza ca vor fi publicate pana la sfarsitul anului 2015.

In aceeasi perioada cu standardul ISO 9001:2015 vor fi publicate si standardele ISO 9000:2015 - Quality management systems -Fundamentals and vocabulary (aflat in prezent in stadiul de FDIS - proiect final de standard international) si ISO/NP TS 9002 - Quality management systems - Guidelines for the application of ISO 9001:2015.

ISO 45001-Occupational health and safety management systems - Requirements (va inlocui OHSAS 18001) se afla in stadiul de pregatire al CD 2 (proiect de comitet), CD 1 nefiind aprobat, si se estimeaza ca va fi publicat ca standard in 2017.

Cum va fi afectat procesul de certificare de schimbarile din noile editii ale standardelor ISO 9001 si ISO 14001?

Organismele de certificare vor fi obligate sa reconsidere "ce inseamna o aplicare acceptabila sau la limita a standardelor aferente sistemului de management " pentru ca standardele vor necesita o abordare mai holistica, care ar trebui sa faca mai dificila stabilirea unor domenii de aplicare deliberat limitate.

Unele organisme de certificare ar putea fi tentate sa nu doreasca sa schimbe ceva, pentru ca schimbarile pot face mai dificila acordarea certificatelor pentru organizatiile care aplica cerintele standardelor superficial.

Dar, daca vor lua in considerare riscurile si oportunitatile precum si contextul certificarii in prezent, in care se constata ca un numar important de organizatii au renuntat complet la standardele clasice ale sistemelor de management si la certificarea fata de acestea, pe motiv ca ceea ce le este oferit de certificare nu este de fapt ceea ce au nevoie, iar metodele curente ale auditului extern contribuie intr-o mare masura la aceasta, in mod sigur cei care doresc sa ramana pe piata sau sa se pozitioneze ca lider pe piata vor face schimbari semnificative in abordare.

Cum vor fi afectati auditorii?

Daca acceptam ca, in prezent, exista o multime de auditori care adauga putina valoare organizatiilor auditate, deoarece auditurile se desfasoara cu "ochii in jos", pe chestionarul utilizat pentru a "bifa" raspunsul la fiecare intrebare, atunci putem spune ca se impune o crestere a competentei auditorilor, pentru a amplifica perceptia beneficiului adus de certificare pentru afacerea organizatiilor.

Pentru auditori acest lucru ar putea sa insemne: concentrare mai mare asupra activitatii de realizare sau de sprijin a imbunatatirii afacerii, analizele de risc ale sectorului industrial / sectorului specific organizatiei, pre-evaluarea cerintelor legale si de reglementare, analize ale cauzei de baza, concentrandu-se pe problemele care conteaza, intelegerea contextului afacerii pentru auditat si discutarea problemelor critice pentru afacere, cu managerii de la niveluri cat mai inalte posibil, concentrarea pe imbunatatirea proceselor si mai putin pe proceduri, concentrarea mai mult pe rezultate si mai putin pe inregistrari, proiectarea planurilor de audit astfel incat sa fie implicate cat mai multe din persoanele care au un interes in succesul procesului sau in subiectul care face obiectul auditului respectiv, metode noi de colectare a datelor utile si mai multe analize ale acestora, abordare generala a dovezilor colectate in loc de concentrare pe clauze individuale ale standardelor de referinta, realizarea unor rapoarte semnificative pentru managerii organizatiilor auditate (subliniind in special: maturitatea organizatiei, nivelul de incredere al sistemului de management, riscurile ce pot sa apara, atitudinea si angajamentul audiatului fata de sistemul de management si fata de procesul de audit) mai mare intelegere a lucrurilor care fac ca organizatia lor sau organizatia pe care o auditeaza, sa functioneze, transformandu-i pe auditori intr-o resursa mult mai valoroasa,

legarea rezultatelor auditului de obiectivele organizatiei, deplasare de la colectarea datelor la gandirea strategica.

Acei auditori care se vor adapta la modificarile asteptate, care au inceput sa apara este adevarat timid deocamdata, vor deveni o resursa valoroasa pentru a-si ajuta organizatiile sau pe clienti, sa-si atinga obiectivele afacerii si sa realizeze imbunatatiri.

Acei auditori care nu se vor adapta si se vor concentra, in continuare, doar pe conformitate, acest lucru nefiind gresit, nu vor sesiza problemele care conteaza cu adevarat, pentru eficacitatea si eficienta organizatorica si a proceselor.

De aceea, ei vor ramane o resursa tactica care vor urmari aspectele conformarii lasate din ce in ce mai mult in urma de auditorii cu o gandire strategica, care au acceptat modificarile inevitabile si s-au adaptat la ele, orientandu-se spre auditul care intr-adevar adauga valoare.

Cum vor fi afectate organizatiile si afacerile acestora?

Pentru organizatiile care au folosit standardele pentru sisteme de management pentru a dezvolta un sistem de management care este integrat in modul lor de a face afaceri si le ajuta sa isi atinga obiectivele strategice ale afacerii, cu alte cuvinte care au un sistem de management care adauga valoare pentru organizatie, schimbarile vor fi minime si vor ajuta la optimizare si cresterea eficacitatii.

Opusul acestui caz il constituie acele organizatii care au creat pur si simplu, un sistem birocratic de proceduri si inregistrari care nu reflecta modul real in care isi desfasoara activitatea organizatia.

Acest sistem adauga costuri fara a fi util, cu alte cuvinte el nu adauga valoare, dar le-a permis sa aiba doar un certificat. Pentru acestea va fi dificila abordarea impusa de noile standarde pentru ca acea abordare a sistemului paralel cu afacerea practic a disparut.

In loc de concluzii

Vor fi necesare schimbari, pentru ca aceste noi, diferite si vaste abordari ale noilor standarde sa fie aplicate. Dar in acelasi timp va exista si frica de schimbare.

Cateva din intrebarile la care trebuie sa gasim raspunsuri, cat mai urgent, sunt:

Cum vor reactiona la aceasta noua abordare organizatiile?

Cum vor reactiona la aceasta noua abordare auditorii?

Care va fi feed-back-ul organismelor de certificare si acreditare?

Vor accepta acesta schimbarea sau vor lupta impotriva ei?

Isi pot permite sa nu se adapteze la timpurile schimbarii?

Articol de Dr. ing. Cristinel Roncea, SRAC CERT

Android 15 promite să transforme modul în care utilizatorii ascultă muzica la căști sau boxe portabile

Android 15 promite să transforme modul în care utilizatorii ascultă muzica la căști sau boxe portabile, prin introducerea unei caracteristici îmbunătățite de „partajare audio”....

Apple Music, Apple TV și Apple Devices, disponibile și pe Windows

Apple a lansat oficial trei aplicații dedicate pentru utilizatorii de Windows: Apple Music, Apple TV și Apple Devices. Actualizarea face parte din eforturilor companiei de a se distanța de...