Creste-ti productivitatea renuntand la e-mail

Constanta intrerupere a e-mail-ului ne face mai putin productivi, mai putin creativi si, daca trimitem scrisori electronice in timp ce faci si altceva, putem deveni de-a dreptul mai prosti, sustin cercetatorii.

Intr-o zi normala de lucru, un angajat pierde aproximativ 2,1 ore de productivitate din cauza intreruperilor cauzate de e-mail-uri, mesajeria instantanee sau telefoanele mobile, potrivit unui studiu al firmei de research si consultanta in domeniul IT Basex.

In plus, producatorul de procesoare Intel a estimat ca supraincarcarea cu e-mail-uri poate costa companiile mari pana la un miliard de dolari pe an, reprezentand pierderea productivitatii angajatilor.

Intruziunile de acest gen au loc in mod constant: intr-o zi obisnuita, un angajat isi verifica e-mail-ul de 50 de ori si foloseste serviciile de mesagerie instantanee de 77 de ori, potrivit firmei producatoare de programe pentru managmentul timpului RescueTime.

Asemenea inreruperi nu doar ca deturneaza angajatii de la sarcinile pe care ar trebui sa le faca, dar le diminueaza atentia, le majoreaza nivelul de stres si le scade nivelul satisfactiei la locul de munca si creativitatea.

In ultimul timp, problemele de acest gen au atins nivel de epidemie. Volumul de e-mail-uri creste cu o rata de 66% pe an, conform Institutului E-Policy. De asemenea, din ce in ce mai multi oameni trimit mesaje text, folosesc retelele de socializare Facebook si Twitter, in timpul serviciului.

Totusi, este posibil sa gestionezi toate aceste lucruri, printr-un "management al intreruperilor", spus specialistii de la Entrepreneur.

Mitul multitasking-ului

Creierul uman este capabil de doua tipuri de antentie: involuntara si voluntara. Prima este declansata de factori exteriori, care ne atrag atentia. Astfel, zilnic, este asaltata de telefoane care suna, mesaje care ne apar pe ecran si asa mai departe. Atentia voluntara este decizia pe care o luam sa ne concentram asupra unui singur lucru.

Pe masura ce atentia noastra este distrasa in toata partile, ceva foarte interesant se intampla in creier: interuperile "erodeaza" zona responsabila de atentia voluntara, diminuandu-ne capacitatea de a ne concentra. Astfel, cu cat verificam mai mult e-mail-ul sau mesajele text de pe telefon, cu atat vrem sa facem acest lucru mai des.

Pe acelasi principiu, e-mail-urile se multiplica rapid, fiecare raspuns genereaza altele si tot asa.

Iata cum puteti, totusi, sa scapati de aceasta problema:

- Inchideti toate semnalele sonore si vizuale care va alerteaza cand primiti un mesaj sau e-mail nou;

- Verificati-va e-mail-ul de doua pana la patru ori pe zi, la momente desemnate special si niciodata la intervale mai scurte de 45 de minute;

- Nu transformati e-mail-ul in principalul mod de comunicare. Discutiile purtate la telefon sau fata in fata sunt mai eficiente;

- Raspundeti imediat doar la urgente. Doar pentru ca mesajul este instantaneu, asta nu inseamna ca trebuie sa raspundeti pe loc;

- Restrictionati functiunea de "reply-all;

- Scrieti "nu este nevoie sa-mi raspundeti" in titlul e-mail-ului, ori de cate ori este posibil;

- Rezistati reflexului de a raspunde. Nu este nevoie sa trimiteti e-mail-uri in care sa scrieti doar "Am primit" sau "Multumesc";

- Folositi mesajele automate de "out-of-office", pentru a va putea concentra la sarcina pe care o aveti de indeplinit. Astfel, puteti face un mesaj automat in care sa scrieti "Lucrez la un proiect cu un deadline restrans, voi fi online la ora 16:00".

Pana in prezent, s-a intretinut un cult al multitasking-ului, creandu-se imaginea unui angajat mereu gata de actiune si hiper-productiv. Insa studiile au demonstrat ca acest lucru nu este adevarat, fiind doar un semn al unui angajat distras, care doar are impresia ca poate indeplini mai multe sarcini in acelasi timp.