In atentia CFO: Expenses Tracking System - solutia pentru controlul cheltuielilor

"Toate companiile sunt diferite, insa toate companiile de succes au un lucru in comun: ele vor sa fie putin mai bune in fiecare zi."

Imaginati-va urmatorul scenariu: ganditi-va la volumul de documente care intra in compania dvs. intr-o zi, fie acestea pe hartie sau in format electronic. Persoana de la receptie le preia, le inregistreaza una cate una, le pune in mapa si le duce la persoanele in masura sa le semneze. La fiecare dintre ei, teancul de documente asteapta sa fie prelucrate si trimise mai departe la urmatoarea verigha pe lantul lung de aprobare. Toti specifica faptul ca trebuie sa fie prelucrate cat mai repede, clientii sunt nerabdatori, iar angajatii sunt sub presiune constanta.

Sunt mai multe persoane care trebuie sa-si dea acordul, unele dintre ele sunt in concediu, delegatie sau pur si simplu au alte urgente. E doar o semnatura, insa informatiile trebuie analizate si verificate in detaliu. Documentele deseori se pierd, nestiind cine e de vina si prelungind timpul finalizarii lucrarii. Urmatoarea zi teancul de pe birouri se mareste, implicit si timpul de reactie la noile cereri.

Nu exista destule ore pe zi pentru administrarea dosarelor pentru diferiti furnizori, cu diferite date pe ele, cu diferite documente si atasamente care ajung pe biroul diferitor persoane din companie. Chiar daca ar fi, de ce ar trebui petrecut timpul cu activitati neproductive, cand pot ajunge informatiile la toate persoanele implicate in mai putin timp decat cititi aceste randuri.

Suntem in era informatiei, iar la momentul de fata se acumuleaza un volum foarte mare de informatii care trebuie gestionate corespunzator, cu acces la oricare dintre ele, de oriunde, structurata in cateva secunde.

Daca pe lista strategiei de business are loc prioritar cresterea eficientei companiei, iata solutia care merita investitia.

ETS (Expenses Tracking Sistem) este solutia integrata dedicata pentru cashflow management. ETS este specializata pe urmarirea si gestionarea cheltuielilor la nivelul companiei.

Dezavantaje si problemele unui sistem traditional pot fi identificate usor:

* un fisier des folosit (de obicei Miscosoft Excel) devine complex, greu de urmarit si usor accesibil pentru persoanele neautorizate

* informatiile care sunt pe hartie se aduna in teancuri pe birourile angajatilor, se pierd usor si devin costisitoare din punct de vedere al listarii lor

* persoanele responsabile pentru aprobari sunt in delegatii neavand acces la sistem

* comunicarea devine grea prin e-mail

* diferenta de timp intre inceputul (solicitare) si sfarsitul fluxului de lucru (raportare) este enorm de mare, in special cand sunt mai multe solicitari pe zi

* se petrece mult timp cu analiza solicitarilor, cautarea informatiei si e greu de format o imagine per ansamblu la zi a bugetului

* arhivarea documentelor necesita spatiu de depozitare, gestionare si siguranta riguroasa care implica costuri suplimentare.

Responsabilii pentru dezvoltarea firmei au sarcini foarte complexe. Intr-o companie moderna si bine organizata descrierea rolurilor implica urmatoarele sarcini:

Top management/Executive/Sr. Finance

* Vizibilitate completa asupra cheltuielilor totale ale companiei - solicitat, aprobat, achitat

* Decizii de startegii pe baza informatiei

* Grafice si rapoarte de la macro la micro

* Buget la zi (real time) la nivel de: companie, unitate de business, regiune si angajati

* Buget pe departamente

* Mai putin timp urmarind hartiile, inseamna mai mult timp pentru initiative strategice de dezvoltare a businessului

Posesor/ Aprobator/Manager (Owner/Approver/ Manager)

* Vizibilitate completa asupra cheltuielilor totale ale departamentului - solicitat, aprobat, achitat

* Buget initial versus buget actual (la zi)

* Grafice si rapoarte de la macro la micro

* Respectarea de catre angajati a politicilor de cheltuieli ale companiei, cu capacitatea de a semnaliza sau trunchia cheltuielile suplimentare

Travel Manager

* Vizibilitate completa asupra cheltuielilor totale in zona responsabilului de interes - solicitat, aprobat, achitat (de companie, unitate de business, regiune, angajat)

* Capacitatea de a negocia contracte pe baza cheltuielilor efective la nivel de companie

* Grafice si rapoarte de la macro la micro

* Cheltuieli conform contractelor

* Cheltuieli conform politicii firmei

Manager de achizitii

* Vizibilitate completa asupra cheltuielilor totale ale companiei - solicitat, aprobat, achitat (de companie, unitate de business, regiune, angajat)

* Capacitatea de a negocia/ajusta contracte pe baza cheltuielilor efective la nivel de companie

* Grafice si rapoarte de la macro la micro

* Cheltuieli conform contractelor

* Cheltuieli conform politicii firmei

Trezorerier

* Fluxurile de lucru automatizate asigura ca persoanele potrivite au vazut si au aprobat toate cheltuielile companiei

* Vizibilitate la facturare potrivit cazului cine, ce si cand a comandat

* Monitorizare si aprobare usoara pentru facturile care nu sunt insotite de ordin de plata

* Cheltuielile duplicate si cheltuielile suplimentare sunt eliminate sau reduse in mod semnificativ

* Grafice si rapoarte de la macro la micro

* Vizibilitate pentru plati avansate si posibile reduceri

Solicitant pentru cumpararea de produse/servicii

* Vizibilitatea statusurilor pentru cererile de achizitii depuse

* Cereri de achizitii usor de construit folosind cataloagele interne ale companiei sau verificand oferta furnizorilor preferati

* Alerte pentru taxele de card de credit care trebuie sa fie adaptate la facturi

* Abilitatea de a vedea in timp real, daca cheltuielile sunt conform politici

Beneficii generale ale solutiei ETS:

Simplu - simplitate in introducere, modificare si folosire

Abordarea pragmatica a sistemului de gestionare a fluxului de lucru cu cashflow a fost conceput in asa fel incat sa nu va copleseasca cu complexitatea sa, dar in acelasi timp sa va garanteze utilizarea nelimitata. ETS poate fi adaptat la nevoile si cererile individuale, cu scopul de a va asigura ca vor fi aplicate doar functiile relevante. Proiectarea proceselor sau modificarea celor existente necesita foarte putin timp si nu necesita cunostinte de programare.

Independent - accesibil imediat, fara instalare

Odata configurat central, este posibila accesarea interfatei web prin intermediul browser-ului, ETS devenind accesibil de oriunde si de pe orice dispozitiv, fix sau mobil. Angajatii care calatoresc mult pot beneficia in special de acest beneficiu important: flexibilitatea. Datele pot fi adaugate direct sau in timpul intalnirilor, ETS are grija de restul.

Flexibil - adaptabil cu orice sistem

Flexibilitatea interfetei este un alt avantaj al sistemului de management al fluxului de lucru. ETS este usor de integrat cu aplicatiile si procesele existente, cum ar fi: interfete pentru contabilitatea financiara, ERP si cititori de factura sau arhive.

Clar Structurat - Modelul de licenta simplu

Modelul de licenta simplu mentine o structura clara si permite un calcul simplu.

Informatizat ("paperless") - documente-based si non-document-based

Cu ETS pot fi puse in aplicare toate tipurile de procese. Solutia poate fi integrata cu alte sisteme de management al documentelor (exemplu: DocuWare), impreuna cu care comunica in ambele sensuri si asigura integrarea in cadrul proceselor a documentelor-suport pentru a asigura un mediu de lucru "paperless".

ERP versus ETS

Daca exista deja un sistem ERP implementat in cadrul companiei, merita totusi sa aruncati o privire pe plusurile ETS-ului. Ambele sisteme reprezinta imbinarea strategiilor de business si IT adica procesele de afaceri sunt integrate in cadrul sistemului informatic, astfel realizand o crestere a eficientei si dezvoltare a companiei. Iata insa cateva diferente importante:

Un sistem ERP este definit pentru a:

* centraliza operatiunile

* optimiza procesele de business

* reduce costurile structurale

* imbunatati timpul de raspuns la cererile clientilor

* simplifica procesele de business complexe, dar ineficiente

* implementa noi strategii de business

* sustine dezvoltarea businessului

* standardiza procesele de afaceri la nivelul companiei.

* usura depunerea si generarea documentelor fiscale

* urmari conformitatea cu legile in domeniu

Plusuri ETS fata de ERP:

* flexibilitate si personalizare: posibilitatea definirii rapide (ad-hoc) a fluxurilor de lucru/aprobare

* mobilitatea utilizatorilor (de ex: aprobari din e-mail)

* raspandire larga in companie: aproximativ 500 de utilizatori cu o singura licenta, deci sistemul poate fi mai ieftin

* controlul deplasarilor si a deconturilor

* gestiunea fluxului de aprobare a contractelor

* posibilitatea gestionarii cheltuielilor non-core business

* poate intretine datele de cashflow exact asa cum sunt in realitate (pe fiscal)

Surse:

*http://www.jobrouter-workflow.com/en/

*http://www.jobrouter-workflow.com/en/

*http://www.expensewatch.com/Shared/ProblemsAndSolutions/Challenges.html

Despre Beck et al. Services

Beck et al. Services este o companie privata cu capital strain, un furnizor de servicii IT care se axeaza pe valoarea adaugata ce o aduce companiilor client. Conceptul de servicii IT al firmei cu sediul in Munchen se concentreaza pe furnizarea catre clientii sai a unei infrastructuri mai transparente, mai fiabile, precum si o comunicare imbunatatita pentru utilizatorii acesteia. Beck et al. Services ofera servicii de suport tehnic, consultanta pentru infrastructuri si aplicatii, service desk in mai multe limbi de circulatie internationala, solutii de comunicare si colaborare sociala, precum si tehnologii IT de management si monitorizare. Servicii oferite se bazeaza pe instrumente si metodologii de top, cum ar fi ITIL V3 si managementul serviciilor IT.

Beck et al. Services a intrat in industria serviciilor IT din anul 2000 si a deschis filiale in Romania (2005), Brazilia (2009) si Elvetia (2010). Astazi compania are aproximativ 70 de angajati in Germania si Elvetia, in jurul de 45 de angajati in Romania si Brazilia si are o cifra de afaceri anuala de 6,2 milioane de euro. Printre clientii companiei se numara Continental AG, Infineon AG, Daiichi Sankyo Europe GmbH, KWS SAAT AG, Zurcher Kantonalbank, KWS Seminte SRL, Energobit SA, Salamandra Plus SRL.

Pentru mai multe informatii, vizitati: http://www.bea-services.ro