Cum iti folosesti timpul, pentru a evita "capcana" deadline-ului

Cand esti liber-profesionist, timpul inseamna bani, la propriu. Daca un angajat obisnuit isi permite uneori sa piarda timp in orele petrecute la birou, un freelancer care nu e productiv nu va putea fi rasplatit, nici macar pentru efortul zilnic, informeaza FoxBusiness.com.

Managementul timpului este important pentru oricine isi doreste sa atinga performantele, iar pentru liber-profesionist devine cu atat mai important, pentru ca el este propriul lui sef, sustine Marian Rujoiu, Manager Extreme Training.

"E o provocare mai mare pentru liberul-profesionist pentru ca nu il trage nimeni la raspundere. Doar ca daca nu face acest lucru, la sfarsitul lunii poate fi posibil sa vada ca are rezultate scazute. Daca isi organizeaza timpul, isi stabileste task-urile cele mai importante pe anumite zile, atunci cu acesti pasi marunti rezultatele pot sa apara.(...) De multe ori simtim nevoia sa fim impinsi de la spate, iar freelancerul trebuie sa se impinga singur de la spate. E o provocare pentru el un time management bun" a declarat acesta pentru Bloombiz.ro.

Cat de importanta este contorizarea timpului in ziua de munca?

Pe masura ce termenele-limita se amplifica, ai putea sa te sperii la ideea de a fi presat de un timp, insa expertii au ajuns la concluzia ca intr-o lume acaparata de gadgeturi este aproape imposibil sa "fugi de timp".

"Fiecare poate sa-si aleaga propriul sistem de organizare. Din experienta mea, s-a dovedit ca nu exista o formula valabila pentru toata lumea.

Daca cineva poate se descurca bine luand o foaie si un pix, notandu-si si facandu-si un "to-do list" si functioneaza foarte bine, alte persoane poate folosesc Google Calendar sau softuri mai avansate cum ar fi cel de la Microsoft Project Management sau Outlook sau diverse aplicatii de pe telefoanele mobile. Practic, trebuie sa ne alegem acel sistem de organizare care se dovedeste a fi eficient pentru noi.

Nu trebuie sa insistam sa ramanem pe un sistem de organizare daca vedem ca acesta nu functioneaza. (...) Nu e valabil doar pentru corporate, nu e valabil doar pentru freelancer, ci e valabil pentru oricine vrea sa faca ceva bun in sensul asta" sustine Rujoiu.

Mai mult decat atat, toate aceste instrumente te pot ajuta sa te asiguri ca nu ai cum sa pierzi vremea.

Chiar si un simplu ceas este foarte util, mai ales daca are si un cronometru pentru ca te ajuta atunci cand muncesti de acasa sa iti dai seama cand este nevoie sa treci la urmatoarea activitate.

Cel mai util este un ceas atunci cand te pierzi in activitati care consuma foarte mult timp, cum ar fi verificarea casutei de mail.

Un studiu realizat in 2010 de compania de training Organized Audrey LLC, a arata ca 39% dintre angajatii intervievati au sustinut ca se simt frustrati cand vine momentul organizarii continutului din inbox.

Presiunea timpului, o parte din rutina

Era in care ne aflam ne obliga practic sa ne legam viata de casuta de mail si ne impiedica sa scapam de presiunea timpului.

Monitorul de la PC, mesajele online, telefoanele mobile, toate aceste instrumente ne pastreaza intr-o puternica legatura cu trecerea timpului, insa expertii spun ca asta ne poate aduce si un avantaj considerabil, potrivit FoxBusiness.com.

Multi consultanti in materie de productivitate recomanda folosirea unui ceas cu memento, mai ales daca esti freelancer.

Urmarirea timpului este extrem de importanta pentru o persoana care nu munceste intr-un mediu corporate, pentru ca e foarte usor sa uiti cat e ceasul sau in ce zi te afli, mai ales daca faci ceva din pasiune, sustin consultantii.

Asadar, asigura-te ca ai data si ora mereu vizibile pe desktop, indiferent de paginile pe care le deschizi sau de activitatea pe care o intreprinzi in zilele de munca.

Nu te baza complet pe memoria unui gadget

Chiar daca exista atatea argumente pentru care ar tebui sa te bazezi tot mai mult pe ceasurile electronice, ai mare grija sa nu cazi in extrema in care alarmele te coplesesc , pentru ca in acel moment nu iti mai sunt de folos cu nimic, spun expertii.

In plus, ca orice aparat electronic, ceasul de poate defecta oricand, de aceea nu poti lasa toata greutatea unei zile de munca pe seama unui obiect si este foarte important sa iti manageriezi inteligent timpul, fie ca lucrezi intr-o cladire de birouri, fie ca iti indeplinesti proiectele de acasa.

Tehnici pentru a-ti folosi cat mai eficient timpul de lucru

Automonitorizarea este din perspectiva lui Marian Rujoiu principala modalitate pentru a folosi mai eficient timpul.

"Sa ia o foaie si un creion si sa noteze tot ceea ce fac ei intr-o zi. Abia apoi pot sa isi organizeze timpul, pentru ca nu poti sa organizezi ceva ce nu cunosti. Multi fac greseala si isi organizeaza timpul fara sa cunoasca ce fac ei in realitate" sustine acesta.

Ziua de lucru a unui om arata mult mai complex decat cateva task-uri trecute pe o lista, ea cuprinde orele de incepere a activitatilor, durata lor, dar si incadrarea activitatilor in ziua de lucru, potrivit specialistului.

Managerul Extreme Training a adaugat ca "aceasta auto-monitorizare va permite sa identifice totodata si "hotii de timp", actiunile care, in mod normal, am fi crezut ca ne iau doar 15-20 de minute si observam ca ne consuma o ora si jumatate. Atunci cand cunoastem aceste aspecte, cunoastem in cel mai mic detaliu ce facem noi intr-o zi, identificam "hotii de timp" si acolo unde putem, ii eliminam."

Cand o sarcina nu este rentabila ea trebuie externalizata sau chiar eliminata, daca stim concret ca nu aduce niciun rezultat.

In organizarea timpului este foarte important sa nu ne pierdem in lucruri fara semnificatie, pentru ca "ne consuma 70%-80% din energie, iar lucrurile importante si urgente, sau mai putin urgente tindem sa le amanam", a declarat Rujoiu.
Invata sa refuzi, atunci cand stii ca ai sarcini mai importante de realizat si nu amana rezolvarea lucrurilor marunte, dar care trebuie rezolvate.

"Atunci cand avem ceva de facut si nu facem lucrul respectiv si alegem sa il amanam, de fapt, la nivel emotional vom fi foarte incarcati.

Vom trai cu senzatia ca avem ceva de facut si nu am facut. Chiar daca poate ne ia doar zece minute sa facem lucrul respectiv, aceste simple si marunte amanari, nu doar ca pot genera deficiente (...) ci ele genereaza blocaje de ordin psihologic care ne vor influenta intreaga activitate, intreaga eficienta, toate task-urile pe care avem sa le ducem la indeplinire" a declarat Marian Rujoiu intr-un interviu acordat Bloombiz.ro.