Dezavantajele utilizarii e-mail-ului

Stiai ca angajatii americani primesc, in medie, 134 de e-mail-uri in fiecare zi? Dintre mailurile anuale primite, 9 din 10 intra in categoria spam. Simpla apasare a butonului “send” se poate dovedi a fi dezatruoasa.

Inainte de a trimite urmatorul e-mail, ia in considerare urmatoarele atentionari.

1. Fie ca lucrezi in Parlament, fie ca lucrezi intr-o organizatie non-profit sau orice firma mai mare sau mai mica, ceea ce scrii intr-un e-mail poate fi folosit oricand impotriva ta, atat legal, cat si in cercuri mai putin formale. In Statele Unite ale Americii, 14% dintre e-mail-urile trimite de la locul de munca sunt folosite in procese, potrivit lui Nancy Flinn, director executiv la ePolicy Institute, Columbus, Ohio.

2. Nu trimite e-mail-uri cu continut sexual explicit. Invata din scandalul Mark Foley: E-mail-ul nu este calea potrivita de a trimite mesaje ilicite nimanui, mai ales baietilor sau fetelor tinere, scrie CareerBuilder.com.

3. Tine minte ca nu exista ceea ce ai numi e-mail confidential. Mesajele transmise prin intermediul e-mail-ului pot fi date mai departe, prin forward, si mai departe, si mai departe. Ceea ce ii scrii personal unui coleg poate deveni noul motiv de distractie pe blogul unui alt individ, pe care probabil nici nu-l cunosti.

4. Nu folosi adresa de e-mail de la serviciu pentru a intretine relatiile amoroase. Poate ca ti se pare incitant sa faci schimb de mesaje, prin e-mail, cat timp lucrezi, cu jumatatea ta, insa acest lucru s-ar putea sa te coste slujba sau chiar casnicia. Aminteste-ti de Harry Stonecipher, fost CEO la Boeing, care a fost nevoit sa-si dea demisia dupa ce o serie de e-mail-uri au expus aventura sa amoroasa cu o colega.

5. Hartuirea si discriminarea sunt doua lucruri care nu au ce cauta vreodata la locul de munca – sau in spatiul virtual. Tine-ti bancurile si remarcile discriminatorii pentru tine. Un studiu a 840 de afaceri americane a aratat ca 13% dintre companii s-au confruntat cu diverse procese pornite de la e-mail-urile trimise de angajati, acestea incluzand hartuire, discriminare si plangeri ostile la locul de munca.

6. Presupune ca toate mesajele in lant sunt o farsa. Sterge-le din start. Prietenii nu te vor abandona si nu vei pierde bani, sanatate si nicio amenintare nu se va adeveri. Nu te lasa pacalit nici macar de mesajele care iti cer ajutorul in scop caritabil. Desi continutul poate sa fie bine intentionat, expeditorii rareori sunt.

7. Foloseste cu intelepciune butonul “reply all”. Ai intentionat sa raspunzi doar expeditorului, formuland un raspuns ca intre amici, dar ai apasat din greseala pe “reply all”. Acum toata lumea stie ce parere ai despre sef… inclusiv seful.

8. Nu copia liste masive in sectiunea “to”. Nu toata lumea din lista ta de contacte vrea sa-si impartaseasca adresa de e-mail oricui si oricum. Daca trebuie sa trimiti acelasi mail unui grup divers de oameni, care nu lucreaza in aceeasi companie, ia in considerare optiunea BCC si adreseaza e-mail-ul propriu-zis chiar tie.

9. BCC nu este intotdeauna orb. Acesta combina ce-i mai rau din ultimele doua atentionari. Cand destinatarul selecteaza “reply all”, cei listati in campul BCC vor aparea de aceasta data in noul camp “to”. Daca nu vrei ca destinatarii BCC sa fie vizibili unii pentru ceilalti, trimite-le e-mail-uri separate.

10. Citeste politica cu privire la e-mail-uri a companiei tale. O patrime dintre respondentii care au participat la un studiu al afacerilor din Statele Unite ale Americii au raportat faptul ca au concediat angajati pentru incalcarea regulilor legate de comunicare prin e-mail-ul de serviciu. Fii atent: ceea ce nu cunosti iti poate dauna.

Gmail le permite utilizatorilor să gestioneze mai bine mail-urile primite

Google introduce o nouă funcționalitate în aplicația Gmail pentru a ajuta utilizatorii să gestioneze mai eficient abonamentele la newslettere. Într-un efort de a simplifica organizarea...