Ce se intampla cu semnarea contractelor la distanta in contextul raspandirii COVID-19

In contextul raspandirii accentuate a virusului COVID-19, din ce in ce mai multe companii isi muta activitatea de business in online, iar angajatii si conducerea isi desfasoara activitatea de "acasa" si evita intalnirile, deplasarile etc.

Insa activitatea trebuie sa continue si in contextul distantarii sociale, iar majoritatea contractelor pot fi semnate (si) de la distanta.

Mai jos sunt prezentate doua optiuni pentru incheierea contractelor la distanta, respectiv prin utilizarea semnaturii electronice (pentru persoanele ce au o astfel de semnatura) si semnarea in counter-parts.

Incheierea contractelor prin semnatura electronica extinsa

Cea mai sigura metoda de incheiere a contractelor la distanta este prin semnarea acestora cu o semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat si achizitionata de la un furnizor autorizat, care are aceeasi valoare cu semnatura olografa aplicata pe varianta hard-copy a unui document.

Furnizorii acreditati pentru emiterea certificatelor de semnatura electronica in Romania se regasesc in Registrul publicat pe site-ul Ministerului Comunicatiilor Societatii Informationale.

Detinatorii de semnaturi electronice extinse pot incheia in mod valabil, de la distanta, contracte pentru care legea cere forma scrisa ca cerinta de valabilitate sau probatiune (cum ar fi contractul de asigurare) sau pentru care legea nu cere nicio cerinta formala de valabilitate (cum ar fi contractul de inchiriere, contractul de antrepriza sau contractele incheiate la distanta intre furnizorii de servicii financiare si consumatori).

Contractele astfel semnate au aceeasi valoare ca cele semnate personal de catre parti.

In schimb, semnatura electronica extinsa nu poate fi folosita pentru incheierea contractelor in forma autentica - spre exemplu, contracte de vanzare a unor bunuri imobile sau contractul de ipoteca imobiliara.

Incheierea contractelor prin semnarea in counter-parts si cum se poate organiza semnarea

Desi semnatura electronica este un instrument eficient in situatia actuala, multe companii nu detin o astfel de semnatura. Acestea pot apela la semnarea contractelor in counter-parts - cea mai facila modalitate de semnare la distanta - care presupune ca fiecare parte la contract semneaza o versiune separata, dar identica, a aceluiasi contract.

Varianta finala a contractului este circulata in format electronic (.pdf) cu toate partile, fiecare parte printeaza contractul, il semneaza (de preferat pe fiecare pagina), scrie data si transmite varianta semnata scanata catre celelalte parti.

In acest caz, fiecare parte va avea un original al contractului cu propria semnatura si o varianta/copie scan care contine semnatura celeilalte / celorlalte parti.

Se pot incheia in aceasta modalitate contracte care potrivit legii trebuie incheiate in forma scrisa sau contracte pentru care legea nu prevede nicio conditie de forma.

La fel ca in cazul semnaturii electronice, semnarea in counter-parts nu poate fi folosita pentru contractele care trebuie incheiate in forma autentica (in fata notarului public) - cum ar fi cele de vanzare a unor bunuri imobile.

Astfel se evita intalnirile organizate pentru semnarea contractelor sau timpul necesar pentru a circula exemplarele originale dintr-un contract prin posta / servicii de curierat.

Recomandam insa sa se pastreze intr-o maniera usor accesibila si exemplarele originale ale contractelor, adica cele pe care fiecare parte si-a aplicat semnatura in format hard-copy. Aceasta recomandare este foarte importanta in cazul contractelor ce sunt titluri executorii intrucat, pentru a incepe executarea silita, companiile trebuie sa depuna la executorul judecatoresc exemplarele originale ale contractului sau copie legalizata dupa acestea (fiind deosebit de utila in acest sens transmiterea originalelor prin posta/servicii de curierat).

Variantele scanate cu semnaturile partilor pot fi folosite in eventualele litigii ce ar putea aparea intre parti, inclusiv in materia insolventei pentru cererea de deschidere a procedurii insolventei sau pentru inscrierea la masa credala, cu scopul de a dovedi existenta contractului si a obligatiilor partilor.

In caz de nevoie, se pot aduce si probe suplimentare, de exemplu email-urile prin care partile au schimbat varianta finala si varianta semnata a contractului.

Articol de Liliana Dranca (Senior Associate) si Irina Suatean (Associate) - Filip & Company