Asistent Manager

Joi, 31 Ianuarie 2008, ora 13:04
27358 citiri
Asistent Manager

Asistent manager, un concept de care ne lovim tot mai des in ultima vreme, si care incepe sa capete tot mai multa amploare in domeniul afacerilor. Un concept ce trebuie inteles adecvat si in Romania, atat de catre cei ce detin aceasta functie, cat si de ceilalti. Exista multe confuzii legate de aceasta "titulatura". Multi considera ca asistentul manager este o denumire mai slefuita a secretarei. Total fals!

Un adevarat asistent manager este, pana la urma un centru de comanda al firmei/departamentului in cadrul caruia isi desfasoara activitatea. El nu este doar "mana dreapta" a managerului ci adeseori este pus in situatia luarii unor decizii, in lipsa managerului. Il putem considera, de asemenea, un filtru ce impiedica informatiile nerelevante sa ajunga la factorul de conducere. Asistentul se ocupa de gestionarea si securitatea informatiilor in situatia unor resurse de timp limitate, el trebuind sa stie foarte clar ce si cand este nevoie, urmand apoi sa sorteze si sa foloseasca informatiile culese.

Coordonarea contactelor de afaceri pica tot in sarcina acestuia. Astfel, el este cel responsabil de mentinerea relatiilor cu clientii, furnizorii si partenerii companiei. Ba chiar negociaza, inregistreaza si evalueaza rezultatele.

Atentia sa trebuie sa fie distributiva, detaliile nu trebuie neglijate absolut deloc.

Planificarea este si ea esentiala, intrucat un office assistant este cel ce gestioneaza o resursa foarte importanta pentru un manager, si nu numai: timpul. Asadar, mana dreapta a managerului se ocupa de gestionarea agendei de lucru a acestuia, stabileste obiective, prioritati, strategii si apoi identifica solutii.

Planificarea eficienta a timpului este imperativa in vederea atingerii obiectivelor antestabilite. Dupa planificare, urmatorul pas este reprezentat de luarea deciziilor. Varietatea deciziilor se limiteaza la aria domeniului de desfasurare a activitatii specifice. Planificarea are in vedere coordonarea cu alte departamente din cadrul companiei, crearea unui cadru concurential la nivel de companie, care poate fi factor motivant si antrenant pentru angajati, precum si dezvoltarea retelei de clienti, efectuarea de studii de piata, cercetari etc.

Specialist in managementul documentelor si al informatiei, asistentul manager trebuie sa aiba si o impecabila conduita etica in relatia cu clientii interni si externi companiei. Relatia cu clientii interni se poate concretiza prin oferirea de asistenta in procesele de resurse umane: selectie si recrutare, publicarea anuntului de recrutare, selectia CV-urilor, programarea interviurilor si chiar efectuarea interviului preliminar.

Insa toate aceste activitati nu ar putea fi desfasurate in conditii de eficienta si eficacitate daca nu ar exista o buna comunicare. Cand pomenim de comunicare ne gandim la comunicare interpersonala, concretizata prin necesitatea unei bune comunicari cu membrii din interiorul companiei.

Pregatirea, participarea, evaluarea sedintelor membrilor de conducere este un exemplu in acest sens. Acest tip de comunicare este urmat de cea cu factorii externi organizatiei. Acestia din urma isi construiesc o opinie despre organizatie, opinie ce poate fi puternic influentata de cel ce promoveaza imaginea organizatiei in exterior: asistentul manager.

Asadar, cel ce sta in spatele unui manager si de ale carui eforturi depinde succesul unui manager, este asistentul manager. Ba mai mult, il putem numi chiar "managerul in formare, in devenire", cel ce este o interfata intre mediun intern si cel extern organizatiei, un "micro manager" ce trebuie sa detina cunostinte din domenii diferite, sa le poata folosi eficient in situatiile necesare si sa aiba intotdeauna rezultatele scontate.

Andreea Udrea
Manager de proiect
Cursuri de perfectionare autorizate CNFPA

Aspirator sau mop cu abur? Care dintre ele este mai bun în funcție de utilizarea sa?
Aspirator sau mop cu abur? Care dintre ele este mai bun în funcție de utilizarea sa?
Dacă vă gândiți să cumpărați un aspirator sau un mop cu abur, dar nu sunteți siguri pe care să îl alegeți, ați ajuns la locul potrivit. Vă vom oferi informațiile pe care trebuie să...
Bugetarii din Capitală care vor avea salarii mai mari. Majorări prioritare pentru cei fără studii superioare
Bugetarii din Capitală care vor avea salarii mai mari. Majorări prioritare pentru cei fără studii superioare
Consiliul General al Capitalei a aprobat vineri majorarea salariilor de bază pentru funcţiile din cadrul aparatului de specialitate al primarului general şi din cadrul serviciilor şi...