Capcanele e-mailului

Pentru cei mai multi dintre noi, e-mailul a devenit principalul instrument de comunicare. Trimitem zeci de astfel de mesaje in fiecare zi, insa nu toate sunt compuse cu cea mai mare atentie. O greseala simpla intr-un e-mail important ne poate costa o marire de salariu, o promovare sau chiar jobul in sine, potrivit US News. 

Iata cele mai frecvente greseli pe care le facem si cum sa le evitam.

Trimiterea e-mailului inainte sa fie complet

Completeaza adresa de e-mail a destinatarului abia atunci cand ai terminat de scris mesajul.

Acest lucru reduce riscul de a trimite un e-mail gol sau incomplet.

E-mail fara atasament

Daca intentionezi sa trimiti un fisier important atasat la e-mail, asigura-te ca-l atasezi inainte de a scrie mesajul propriu-zis.

Nu te vei afla astfel in ipostaza de a trimite un al doilea mail in care sa-ti ceri scuze pentru ca ai uitat sa atasezi fisierul.

Asteptarea unui raspuns imediat

Nu este indicat sa trimiti un e-mail si peste 30 de secunde sa te duci la biroul destinatarului, pentru a-l intreba daca l-a primit.

Cel mai probabil ca l-a primit, dar va raspunde cand are timpul necesar. Acesta este, pana la urma, unul din beneficiile e-mailului.

Trimiterea mai departe a unui e-mail nefolositor

Chiar daca este vorba despre un banc sau despre un mesaj motivational insotit de poze graitoare, este bine sa eviti sa trimiti astfel de mesaje, chiar daca le-ai primit la randul tau.

In niciun caz, nu trimite astfel de mesaje de pe e-mailul de serviciu.

Citeste si Cum devii stapanul absolut al e-mailului

Necitirea tuturor mesajelor inainte de a incepe sa dai reply-uri

Cand te intorci la birou, dupa o saptamana de concediu, citeste-ti toate e-mailurile inainte sa te apuci sa raspunzi la unele dintre ele.

Este foarte posibil ca problema semnalata intr-unul din e-mailurile mai vechi sa se fi rezolvat deja.

Includerea semnaturii cand nu este cazul

Cand conversezi cu un posibil client via e-mail, este de ajuns sa treci semnatura in primul e-mail.

Dupa aceea va deveni redundanta si, in cele din urma, enervanta.

La fel este cazul si cand trimiti un e-mail unui coleg cu care lucrezi de ani de zile si care sta la doua birouri de tine.

Daca semnatura se genereaza automat, poti s-o stergi inainte sa trimiti e-mailul.

Scrierea in graba

Chiar daca e-mailul nu va fi citit de presedintele companiei, este dovada de respect sa trimiti un e-mail scris corect si coerent.

Subestimarea campului de "subiect"

Cu cat este mai interesant, cu atat vei capta mai rapid atentia destinatarului.

Trebuie sa fii creativ si direct, sa folosesti un subiect descriptiv care sa aiba sens.

Trimiterea gresita a unui fisier

Daca dai dublu-click pe atasament inainte sa trimiti e-mail-ul si decizi ca vrei sa faci unele modificari, nu uita sa reincarci fisierul sursa.

Daca nu vei face asta, este foarte posibil sa trimiti o varianta gresita a documentului, ceea ce poate crea probleme si mai mari, mai departe.

Folosirea "BCC" in exces

Foloseste "Blind Carbon Copy" cu atentie. Chiar daca se presupune ca e-mailul pe care il trimiti va fi un secret, rareori se dovedeste a fi asa.

Gandeste-te de doua ori inainte sa dai forward cu un mail pe care l-ai primit la BCC. Daca se va afla, iti vei pierde foarte usor credibilitatea.

"Reply all" din greseala

In functie de ce scrii in mail, aceasta greseala iti poate ruina relatia cu un coleg sau, mai rau, cu seful direct.

Ai grija cand raspunzi la un e-mail sa nu faci aceasta eroara "capitala".