Cum devii stapanul absolut al e-mailului

Atunci cand casuta de Inbox se aglomereaza zilnic cu sute de e-mailuri, este nevoie de timp si energie pentru a le sorta si citi pe cele mai importante sau sterge pe cele lipsite de interes. 

Iata cateva tehnici de "imblanzire" a e-mail-urilor, oferite de specialistii citati de PC World.

Inbox zero

Cei mai multi dintre utilizatorii de e-mail nu si-au golit Inbox-ul niciodata. Starea numita de specialisti "inbox zero" este una dintre cele mai eliberatoare experiente pe Internet, potrivit PC World.

Daca iti faci timp sa procesezi zilnic toate mesajele si reusesti sa inchizi PC-ul stiind ca ai raspuns tuturor mail-urilor din acea zi, vei simti ca ai realizat ceva in ziua respectiva.

Dintre toate sfaturile, cel mai important este golirea zilnica a inboxului, subliniaza PC Magazine.

Impartirea pe foldere

Directoarele pot fi folosite pentru organizarea e-mail-urilor, dupa anumite criterii, astfel incat atunci cand cauti un mesaj important, sa-l gasesti rapid .

Spre exemplu, pentru mesajele venite de la departamentul de Resurse Umane, iti poti crea un folder numit "HR".

Fereste-te de tendinta de a crea prea multe foldere si subfoldere. Cu cat vei avea mai multe astfel de directoare, cu atat iti va fi mai greu sa gasesti mesajul dorit.

Sterge intai, citeste apoi

Cele mai multe e-mailuri, desi nu sunt SPAM-uri, sunt lipsite de importanta. Inainte de a citi mesajele importante, la inceputul zilei, aloca-ti timp pentru a "curata" Inboxul de e-mail-urile balast, usor de detectat.

Odata ce ai ramas cu 15 mailuri din cele 80 initiale, vei putea sa raspunzi mai usor celor care necesita un raspuns.

Actioneaza imediat

Atunci cand deschizi un e-mail, ia o decizie pe loc si actioneaza in conformitate cu aceasta. Daca locul lui este in junk, sterge-l fara sa te gandesti prea mult.

Daca merita sa ramana, muta-l in folderul de care apartine.

Foloseste "regula celor doua minute": daca un mesaj cere un task care se poate completa in 120 de secunde, raspunde acelui task.

Pasul urmator este mutarea acestuia din Inbox. Daca, in schimb, este nevoie de actiunea din partea altcuiva, trimite-l mai departe imediat.

Daca un mesaj nu este urgent sau necesita mai mult de doua minute pentru a primi un raspuns, trece-ti taskul intr-un calendar sau o lista cu lucruri de facut si asigura-te ca te vei intoarce la acel task cand vei avea timpul necesar.