Cat te costa dezordinea de pe birou

Muntii de hartie, dosarele, paharele de plastic aruncate pe birou pe care iti promiti de fiecare data cand le vezi ca le vei arunca, ar putea sa te coste chiar promovarea pentru care muncesti atat de mult, sunt de parere expertii in Resurse Umane citati de publicatia Forbes.

Un studiu realizat de retailerul OfficeMax pe un esantion de peste 1000 de adulti a aratat ca 90% din americani considera ca dezordinea are un impact negativ asupra vietii personale dar si celei profesionale.

77% dintre acestia au recunoscut ca dezordinea le afecteaza productivitatea, lucru descoperit si in studiile anterioare care au aratat ca managerii irosesc sase saptamani intr-un an cautand obiecte si informatii pe care nu le gasesc.

Mai mult decat atat, peste jumatate din respondenti au declarat ca lipsa de organizare le afecteaza starea de spirit si nivelul de motivare, in timp ce doi din cinci oameni sunt de acord ca dezorganizarea le afecteaza imaginea profesionala, potrivit Forbes.

Daca ai un birou dezordonat, risti sa lasi o impesie gresita, sa pari ineficient si incapabil de a fi stapan pe ceea ce faci, sunt de parere specialistii.

De fapt, 35% din participantii la studiu au spus ca le-ar fi rusine daca cineva ar arunca o privire in biroul lor dezordonat, iar 40% au criticat dezordinea colegilor si au folosit-o ca argument in favoarea altor lipsuri profesionale existente.

Expertii in HR au alcatuit pentru Forbes un "ghid" care te poate ajuta sa nu lasi dezordinea in calea productivitatii si a evolutiei in cariera ta.

Fa-ti o imagine despre cum ar trebui sa arate biroul tau

Fie ca lucrezi de acasa, fie ca ai birou individual sau imparti spatiul cu alti colegi, expertii te sfatuiesc sa te intrebi inainte de toate daca spatiul tau iti ofera tot ce ai nevoie intr-o zi de munca.

Camera in sine si fiecare obiect din ea ar trebui sa fie o sursa de energie pentru munca si sa alimenteze productivitatea, nu sa fie un obstacol in calea ei, spun expertii.

Multi oameni insa nu reusesc sa se organizeze suficient si ajung sa fie inconjurati de o gramada de lucruri inutile, iar dezordinea din spatiul care ii inconjoara ii va impiedica mereu sa faca alegerile cele mai bune.

Pune la cale un plan de organizare, identificand modul in care obisnuiesti sa folosesti spatiul si delimitand zone clare pentru diferite utilitati, te sfatuiesc expertii.

Daca in fisa postului tau presupune cercetare si comunicare, spre exemplu, ai putea sa ai o zona in care este plasat computerul, o zona in care este plasata biblioteca ta si o zona in care depozitezi arhivele si orice hartii iti sunt de folos.

Stabileste locul fiecarui obiect

Imagineaza-ti scaunul office ca pe locul soferului intr-o masina.

Asa cum soferul are in fata sa dar volanul, schimbatorul de viteze si pedalele, asa trebuie sa-t alegi si tu lucrurile pe care le pozitionezi in jurul tau, in functie de importanta pe care o au pentru activitatea ta.

Scapa de orice obiecte care incarca imaginea pe care o cuprinzi cu vederea in timp ce muncesti, astfel incat sa ramai cu cele de care ai stricta nevoie pentru a-ti indeplini sarcinile zilnice.

Pentru multi, ele se rezuma la un monitor, o tastatura, un telefon, o agenda, doua pixuri, o veioza si o poza de familie.

Foloseste-te de sertare pentru a tine diferitele obiecte de care ai nevoie zilnic, precum agrafele de birou sau banda adeziva si pastreaza lucrurile in acelasi loc, de fiecare data.

In acelasi timp, daca nu ai un loc special in care sa asezi obiectele vestimentare pe care nu le folosesti cat stai la birou, risti sa coplesesti spatiul fara sens.

Simplifica tot ce inseamna papetarie

Majoritatea oamenilor petrece cel putin 30 de minute pe zi cautand documente, iar acest lucru reprezinta o bariera fizica dar si psihica in calea indeplinirii cu succes a sarcinilor zilnice.

Orice profesionist are nevoie de un sistem simplu de repartizat documentele, spun specialistii.

Trei suporturi etichetate ar fi suficiente, cu documentele "de citit", "de rezolvat" si "de arhivat" pe care sa le parcurgi in anumite zile ale saptamanii, astfel incat sa nu ramai in urma cu ce trebuie facut.

Fisierele cu proiectele in desfasurare ar trebui sa aiba o culoare diferita, astfel incat sa se deosebeasca de restul arhivelor.

In acest mod, vei sti exact unde se afla fiecare hartie de care ai nevoie urgent.

In acelasi timp, si calculatorul tau are nevoie de o anumita ordine pentru a-ti eficientiza activitatea zilnica, spun expertii.

Organizeaza-ti documentele in dosare digitale, in concordanta cu sistemul pentru papetarie, fa-ti curatenie in mail si foloseste-te de toate facilitatile pe care noua tehnologie in materie de e-mail ti le ofera.

Incearca sa reduci la minim iconitele de pe desktop, pentru ca un ecran incarcat produce un nivel ridicat de stres, cauzat de dificultatea de a gasi rapid informatiile de care ai nevoie.

Stabileste si respecta limitele

In sondajul realizat de OfficeMax, 26% din respondenti sustin ca sunt dezorganizati pentru ca nu au suficient spatiu pentru toate obiectele lor.

Problema insa nu este spatiul, ci excesul de obiecte pe care le pastram, sustin specialistii citati de Forbes.

Acestia impart dezordinea in doua tipologii, dezordinea de obiecte care constituie amintiri legate de o persoana sau o realizare si dezordinea de lucruri de care consideram ca am putea avea nevoie la un moment dat.

Stabileste limite inca de la inceput in ceea ce priveste numarul de obiecte pe care le accepti pe birou si fa o provocare din incercarea de a respecta promisiunea facuta.

Asigura-te ca ai cel putin un raft la dispozitie, iar cand nu mai ai loc pentru ultima carte achizitionata, renunta la una dintre cele vechi.

Acelasi lucru este valabil si pentru fisierele de documente, pentru ca 80% dintre documentele care ajung la dosar nu mai sunt folosite niciodata, spun specialistii.

"Intretinerea" pe termen lung este un element esential, alaturi de planul initial de organizare.

Stabileste ca de cel putin doua ori pe an sa rasfoiesti documentele vechi, la fiecare sase saptamani sa iti faci ordine in sertare si la sfarsitul fiecarei zile sa arunci lucrurile inutile de pe birou.

Cele mai importante minute dintr-o zi sunt cele 10 minute inainte de a pleca acasa, seara, spun expertii.

Cea mai buna idee e sa pui la sfarsitul zilei fiecare obiect la locul lui, sa arunci gunoiul sa speli canile de cafea si sa iti scrii un "to-do list".

In acest mod, biroul tau va deveni in fiecare dimineata un spatiu primitor, favorabil unei noi zile productive, potrivit publicatiei Forbes.