Interviurile Business24.ro
HOT TOPICS

(P)

Avantajele digitalizarii afacerii

Avantajele digitalizarii afacerii
Daca ati pierdut vreodata prea mult timp rascolind prin teancuri de hartie pentru o factura sau pentru o adresa oficiala ratacita, este posibil sa va fi dorit sa limitati volumul de hartie din organizatie. N-ati fi singurul.

De indata ce computerele au inceput sa isi faca loc in birourile companiilor, in urma cu mai mult de 20 de ani, a aparut si ideea de comunicare si de colaborare informatizata, electronica. In ciuda timpului care a trecut si a dezvoltarilor tehnologice, cele mai multe companii sunt insa departe de a putea functiona fara hartie.

Totusi, in contextul tehnologic actual trecerea la un mod de lucru bazat pe documentele electronice este mai simpla decat ar parea la prima vedere si accesibila chiar si companiilor cu resurse financiare extrem de limitate.

Avantajele renuntarii la hartie

Prin eliminarea hartiei, companiile pot reduce aproape de zero costurile de stocare a documentelor si elibera spatiu direct productiv.

Prin schimbul de informatii in format electronic, cu furnizorii si clientii, afacerile pot avea acces mult mai rapid la informatii, in conditii de siguranta sporita, prin utilizarea criptarii si a altor masuri de securitate.

Uneori insa, procesul de renuntare la hartie poate fi descurajator. Sunt implicate unele costurile cu noi echipamente si software, precum si costuri legate de convertirea inregistrarilor pe hartie in fisiere electronice.

De asemenea, trebuie avute in vedere modul si momentul in care se face trecerea la biroul informatizat, modul de tratare a hartiilor care ajung totusi in companie de la furnizori si/sau clienti, modul de a implica angajatii activ in acest proces si de a-i motiva cu privire la utilizarea de noi tehnologii si sisteme.

Trecerea la un biroul electronic nu trebuie insa sa fie nici dificila si nici costisitoare.

Incercati sa analizati pasii descrisi mai jos si adaptati elementele la specificul afacerii voastre si la nevoile voastre:

1. Fiti foarte determinati sa treceti la un birou informatizat si convingeti personalul companiei sa adere la aceasta viziune, explicand avantajele pentru fiecare angajat in mod individual si ca grup si implicati-i in procesul de tranzitie.

2. Verificati hardware-ul IT existent pentru a va asigura ca va putea gestiona aplicatiile adaugate.

3. Elaborati un plan de tranzitie si un calendar.

4. Demarati proiectul cu un departament si apoi extindeti procesul la intreaga companie.

5. Achizitionati un abonament de arhivare electronica cu valoare legala, care sa va permita stocarea electronica a tuturor documentelor electronice, fie ca sunt curente, fie ca sunt oficiale.

6. Achizitionati certificate digitale calificate pentru angajatii care au acces la documentele companiei. Aici gasiti detalii si avantaje conexe ale acestor certificate.

7. Selectati un sistem de management al documentelor. Cea mai facila varianta este cea oferita de Office 365. Gasiti detalii aici.

Beneficiile biroului informatizat

Cel mai probabil, beneficiile biroului paperless nu va sunt straine. Ati citit despre ele in diverse articole si ati mai discutat despre ele in cadrul multor intalniri de afaceri.

Adoptarea unui mod de lucru bazat pe documentele electronice elimina activitatile si cheltuielile asociate managementului documentelor tiparite (print, indosariere, depozitare, expediere, recuperare) si permite realocarea personalului catre activitati direct productive si accelerarea procesului de luare a deciziilor.

Adevarul este ca nu a existat niciodata un moment mai prielnic pentru a face pasul catre biroul paperless.

Datorita tehnologiilor aparute in ultimii ani, astazi acest lucru este la indemana oricarei companii.

Cu suita Microsoft Office 365 si semnatura electronica de la certSIGN ai acces oricand la aplicatiile familiare Office de pe orice dispozitiv si asiguri confidentialitatea si valoarea legala a oricarui tip de document electronic.

Colaborare imbunatatita si stocare

Cea mai recenta versiune a suitei Microsoft Office, Office 365, permite crearea, co-editarea si partajarea in siguranta a documentelor si informatiilor de business, de oriunde, de pe orice tip de dispozitiv si ofera fiecarui utilizator un spatiu generos de stocare in cloud (1TB), accesibil de oriunde. Spatiul este suficient de mare, pentru a elimina nevoia (si costurile) de back-up al datelor.

Documente mereu la indemana

Documentele electronice sunt aproape imposibil de ratacit, putand fi regasite oricand cu o simpla cautare. Pentru a asigura permanenta serviciilor critice ale utilizatorilor suitei Office 365, Microsoft garanteaza disponibilitatea serviciului de stocare a documentelor in cloud 99,9% din timp.

Valoare legala pentru orice document electronic

Potrivit Legii 455/2001, semnatura electronica confera documentelor electronice valorea legala a celor tiparite. Cu semnatura electronica de la certSIGN, contractele si alte documente importante (acte aditionale, facturi, documente bancare, decizii AGA, rapoarte, note de comanda, bilanturi contabile) pot fi aprobate in cateva minute, chiar si atunci cand semnatarii sunt in locatii diferite.

Confidentialitate

Semnatura electronica protejeaza confidentialitatea corespondentei electronice si a documentelor sensibile transmise, din cateva click-uri, iar informatiile pot fi citite doar de catre destinatarul lor intentionat.

Ti-a placut acest articol? Urmareste Business24 si pe Facebook! Comenteaza si vezi in fluxul tau de noutati de pe Facebook cele mai noi si interesante articole de pe Business24.
Sursa: Business24
Articol citit de 2112 ori