Cum sa organizezi cu succes relocarea office-ului in 10 pasi

Perspectiva mutarii sediului firmei poate fi descurajatoare. Dar ca orice operatiune aceasta poate fi impartita pe etape si trebuie ai in vedere realizarea unei liste de activitati si obiective de care sa tii seama. Eficientizarea tine foarte mult de respectarea anumitor pasi. Organizeaza cronologic activitatile astfel incat planificarea sa cuprinda operatiunile specifice pre-mutarii, mutarii efective si post mutarii.

1. Analiza SWOT

Este indicata in orice situatie. O decizie importanta pentru viitorul companiei trebuie sa aiba in vedere toate aspectele, chiar si cele minore. Detaliile logistice si operationale necesita o coordonare perfecta cu activitatea firmei. Pentru un timp rapid de tranzit si o siguranta sporita este indicat sa apelezi la o firma de transport mobila.

2. Motive ce pot duce la relocarea sediului:

- costul chiriei

- expansiune / contractie / fuziune / achizitie

- schimbari de marketing sau pozitionare noua in piata

- apropiere de client

- nevoia de retehnologizare

- cresterea productivitatii etc.

3. Vechiul sediu

Este foarte important sa pleci in conditii amiabile, asa cum sunt specificate in contract, de la vechiul sediu. Astfel eviti complicatiile si eventualele penalitati sau chiar procese ce iti pot afecta brandul sau activitatea pe termen lung.

4. Alocarea bugetului si contractarea firmei de mutari

Deciziile importante trebuie luate din timp. Analiza, strategia si procesul operational trebuie sa fie in stransa concordanta cu nevoile si posibilitatile reale ale companiei. Este recomandat sa apelezi la o firma de mutari, specializata in relocari corporate, pentru a evita eventualele probleme ce pot aparea in timpul mutarii si pe care nu vei sti sa le rezolvi rapid, eficient si sigur.

5. Informare si planificare

- informeaza atat oamenii din conducere dar si simplii angajati despre posibila mutarea a sediului. Analizeaza feedback-ul acestora;

- gaseste un sediu optim pentru desfasurarea activitatii atat din punct de vedere al companiei dar si al angajatului. O zona usor accesibila si curata este solutia ideala;

- stabileste o data clara a mutarii;

- analizeaza si aloca un buget real acestei operatiuni;

- desemneaza una sau mai multe persoane din cadrul firmei care vor fi responsabile de mutare. Daca mutarea este una de anvergura, fiecare departament trebuie sa aiba un reprezentant.

6. Activitatile de pre si post mutare

O idee buna ar fi sa creezi o echipa de lucru sub aspectul unui proiect intern. In perioada mutarii, angajatii desemnati si responsabilizati se vor ocupa exclusiv de bunul mers al operatiunii si se vor asigura ca firma de mutari si transport mobila va respecta cerintele si specificatiile din contract.

7. Mobilierul

Un aspect important il reprezinta mobilierul care trebuie sa asigure un mediu echilibrat de lucru. Acesta trebuie sa fie confortabil si practic pentru angajati, dar si placut pentru clienti. Se vor face analize pentru a determina ce parte a vechiului inventar se va reloca la noua adresa si ce nevoi suplimentare sau specifice exista.

8. Noteaza si numeroteaza

Echipa de lucru impreuna cu firma de mutari trebuie sa determine orice posibile variabile pentru a nu avea surprize neplacute in timpul operatiunii. Pentru a nu incurca incaperile, departamentul sau mobilierul, este indicat sa se foloseasca stickere colorate si fiecare obiect in parte sa fie numerotat si notat. Pentru aceste activitati poti implica angajatii, responzabilizandu-i.

9. IT-ul si telefonia

Pentru partea de IT si telefonie, contracteaza o companie de profil care sa finalizeze toate aspectele ce tin de asamblare si functionalitate inainte ca mutarea sa inceapa.

10. Parteneriatul pentru servicii de mutari

Inainte de a stabili un parteneriat cu firma de mutari trebuie sa ai in vedere anumite lucruri:

- stabileste cu exactitate ce fel de operatiuni soliciti

- realizeaza o schita a noului sediu si determina noua pozitionare

- asigura-te ca mobilierul se potriveste ca incadrare din toate punctele de vedere

Un ultim aspect foarte important din lista activitatilor de post-mutare il reprezinta modificarea datelor de contact pe site sau din orice alt loc vizibil clientilor si autoritatilor.

Razer se pregătește să lanseze primul mousepad de gaming cu LED-uri

Compania Razer a anunțat lansarea noului mousepad de gaming Razer Firefly V2 Pro, promovat ca fiind primul din lume iluminat cu LED-uri, un accesoriu care transformă radical aspectul oricărui...

Avertisment al experților. Se va declanșa criza mondială, Armageddonul financiar: Cine o provoacă

Lumea este astăzi un loc mai periculos decât în orice etapă de după Războiul Rece, totuși piețele sunt o imagine a unei nepreocupări nesuficiente, care se limitează la automulțumire, cu...